Polityka prywatności serwisu ekoplik.pl

Wersja: 1.0 Data wejścia w życie: 15 czerwca 2026

§ 1. Administrator danych osobowych

  1. Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Damian Sprot „EkoPlik" ul. Przyjaźni 46B/1, 41-103 Siemianowice Śląskie NIP: 643-172-07-13, REGON: 243016932 E-mail: kontakt@ekoplik.pl

(dalej: „Administrator" lub „EkoPlik").

  1. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz się z nami kontaktować pod adresem: kontakt@ekoplik.pl.

§ 2. Podstawa prawna

Twoje dane przetwarzamy zgodnie z: - rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), - ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, - ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, - ustawą z dnia 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne (w zakresie plików cookies).

§ 3. Cele i podstawy przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Cel przetwarzania Podstawa prawna (RODO) Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy o przygotowanie KIP (obsługa Zamówienia, wystawienie faktury, dostarczenie dokumentu) art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) przez okres realizacji + 6 lat (przedawnienie roszczeń)
Wystawianie i przechowywanie faktur art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny — przepisy podatkowe i o rachunkowości) 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę
Obsługa reklamacji art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) przez okres realizacji + 3 lata
Logowanie do panelu (magic link) i uwierzytelnienie art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) przez okres aktywności konta
Wysyłka informacji o statusie Zamówienia art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) przez okres realizacji
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu (logi systemowe, IP) art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) 12 miesięcy
Marketing własny — wyłącznie na podstawie zgody (np. newsletter) art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) do czasu wycofania zgody
Statystyki Serwisu (cookies analityczne) art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda — cookies banner) do czasu wycofania zgody

§ 4. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od relacji z nami, przetwarzamy następujące kategorie danych:

  1. Dane kontaktowe i identyfikacyjne — imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
  2. Dane firmowe (jeśli zamawiasz jako firma) — nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby;
  3. Dane do faktury — adres rozliczeniowy;
  4. Dane techniczne projektu — informacje o planowanym przedsięwzięciu podane w kreatorze (lokalizacja, parametry techniczne, materiały, technologia) — niezbędne do sporządzenia KIP;
  5. Dane transakcyjne — kwoty, daty, identyfikatory płatności (od Przelewy24);
  6. Dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, odwiedzane strony, godziny aktywności (logi);
  7. Dane z plików cookies — szczegóły w § 8.

§ 5. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:

  1. Procesorzy danych — podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:
  2. PayPro S.A. (Przelewy24) — operator płatności, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935;
  3. Fakturownia Sp. z o.o. — wystawianie i przechowywanie faktur, ul. Smulikowskiego 6/8, 00-389 Warszawa, KRS 0000572426;
  4. Hostinger International Ltd. — hosting serwera i poczty elektronicznej, 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cypr;
  5. Anthropic PBC — dostawca modelu językowego (Claude) wykorzystywanego do generowania wstępnej wersji KIP, San Francisco, USA. Dane techniczne projektu mogą być przesyłane do API Anthropic. Anthropic deklaruje, że nie wykorzystuje danych klientów do treningu modeli. Transfer poza EOG odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych UE (SCC).
  6. Podwykonawcy merytoryczni — inżynier środowiska EkoPlik dokonujący weryfikacji merytorycznej KIP — przetwarzający dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Zamówienia;
  7. Organy państwowe — wyłącznie na żądanie uprawnionych organów (np. urząd skarbowy, sąd) i tylko w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim.

§ 6. Przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w następujących przypadkach: - do Anthropic PBC (USA) — na potrzeby generowania wstępnej wersji KIP przez model językowy Claude. Transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza KE 2021/914) — gwarantujących odpowiedni poziom ochrony danych.

W każdym przypadku stosujemy minimalizację — do API przekazywane są tylko dane techniczne projektu niezbędne do sporządzenia dokumentu (parametry, lokalizacja, technologia), bez danych identyfikujących klienta (imię, nazwisko, NIP, adres).

§ 7. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

  1. Dostępu do danych — możesz zażądać kopii swoich danych (art. 15 RODO);
  2. Sprostowania — możesz poprawić nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne dane (art. 16 RODO);
  3. Usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") — możesz zażądać usunięcia danych, jeśli nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane (art. 17 RODO). Uwaga: nie dotyczy danych, których przechowywanie jest naszym obowiązkiem prawnym (np. faktury — 5 lat);
  4. Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
  5. Przenoszenia danych — otrzymanie w formacie umożliwiającym przekazanie innemu administratorowi (art. 20 RODO);
  6. Sprzeciwu — wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO);
  7. Cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO);
  8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z którego­kolwiek z tych praw, napisz na: kontakt@ekoplik.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

§ 8. Pliki cookies

  1. Serwis ekoplik.pl wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) — małe pliki tekstowe zapisywane w pamięci Twojej przeglądarki.

  2. Wykorzystujemy następujące rodzaje cookies:

Rodzaj Cel Podstawa Czas trwania
Niezbędne (techniczne) utrzymanie sesji logowania, zapamiętanie zgody na cookies, koszyk art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego — nie wymaga zgody sesja / 12 miesięcy
Analityczne statystyki ruchu, optymalizacja serwisu zgoda (cookies banner) 12 miesięcy
Marketingowe personalizacja reklam (jeśli prowadzimy kampanie) zgoda (cookies banner) 12 miesięcy

  1. Zarządzanie cookies: możesz w każdej chwili wyłączyć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z panelu klienta.

  2. Cofnięcie zgody: możesz cofnąć zgodę na cookies analityczne i marketingowe w stopce serwisu („Zarządzaj cookies").

§ 9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki bezpieczeństwa: - Szyfrowanie transmisji — całość komunikacji z serwisem odbywa się przez HTTPS (TLS 1.3); - Szyfrowane hasła — hasła i tokeny logowania (magic linki) są zahaszowane (SHA-256); - Kontrola dostępu — dostęp do panelu administracyjnego jest ograniczony do uprawnionych osób; - Kopie zapasowe — codzienne kopie bazy danych przechowywane przez 30 dni; - Logi bezpieczeństwa — rejestracja prób logowania i zdarzeń systemowych; - Procedura reagowania na incydenty — w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych zgłaszamy je do UODO w ciągu 72 godzin, a osobom, których dane dotyczą — niezwłocznie, jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla ich praw i wolności.

§ 10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do: - zawarcia umowy i realizacji Zamówienia (dane kontaktowe, firmowe, techniczne projektu); - wystawienia faktury (dane do faktury); - obsługi reklamacji.

Niepodanie tych danych uniemożliwia korzystanie z usług EkoPlik.

§ 11. Zmiany polityki prywatności

  1. Możemy aktualizować niniejszą Politykę z ważnych przyczyn — w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu świadczonych usług lub odbiorców danych.
  2. O istotnych zmianach poinformujemy Cię drogą e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  3. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie https://ekoplik.pl/polityka-prywatnosci.

Polityka obowiązuje od 15 czerwca 2026 r.